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FORMATURA Passo a Passo como Organizar

FORMATURA Passo a Passo como Organizar

evenit

maio 7th, 2014

1 Comentários

FORMATURA Passo a Passo como Organizar

FORMATURA Passo a Passo como Organizar

FORMATURA Passo a Passo como Organizar

 Vai fazer a festa de formatura e não sabe por onde começar? Seu problemas acabaram!!!

 Uma formatura começa meses e até mesmo anos antes da festa. E há uma seqüência de passos que organizamos numa espécie de cronograma que facilita o seu entendimento e o andamento dos processos.

Em primeiro lugar é necessário identificar em que passo sua turma está para que daí todo o projeto seja desenvolvido.

Confira o resumo a seguir e veja onde vocês se encontram:

 

1º passo: Escolher a comissão de formatura

Não existe uma regra de quantas pessoas devem compor a comissão de formatura, e embora encontremos várias versões de como devem ser formatadas, com presidente, vice, tesoureiro, secretário, etc. indicamos que o número gire em torno de 10% da quantidade de formandos. Isso porque, uma só pessoa resolvendo todos os detalhes acaba ficando sobrecarregada, e embora a assessoria facilite, a tomada de decisão é exclusiva da turma, representada pela comissão, e um número elevado de pessoas acaba por acarretar divergências desnecessárias e nem sempre todos trabalham em prol do mesmo objetivo, ou com o mesmo empenho. Além disso, é necessário que os componentes da comissão de formatura estejam cientes de que vão ter que dispor de tempo necessário para reuniões, visitas, chamadas telefônicas, enfim, coincidir suas agendas para cumprir os compromissos necessários à organização do evento.

 

2º passo: número de formandos

Uma vez determinada a comissão de formatura, a primeira coisa a fazer é identificar quantos alunos tem interesse em participar da festa de formatura. Quanto a possibilidade de alunos desistirem ou de resolverem participar com o andar da carruagem, saiba que este é um procedimento comum, embora o aconselhável é que se trabalhe com o número mais próximo da exatidão. O ideal é que todos participem, pois, isso vai facilitar o trabalho para a realização de orçamentos, o poder de barganha da turma perante os fornecedores, a decisão do local onde o evento será realizado, o que afeta consideravelmente os valores dos serviços.

 

3º passo: escolha da agência ou assessoria

É necessário ter em mente alguns critérios ao escolher a empresa que ficará responsável pela realização do seu evento. Alguns comuns como idoneidade, reclamações… Mas um item tem sido desconsiderado na hora da escolha da empresa parceira: a assessoria. Esse serviço consiste em estar ao lado da turma, tirar dúvida, acompanhar e encontrar métodos que auxiliem a arrecadação de fundos de acordo com o perfil, enfim, trabalhar como uma consultoria estando sempre à disposição. Não se contente com propostas baseadas no “cobrimos qualquer oferta” sem antes conhecer a predisposição da empresa em assessorá-lo realmente, de acordo com suas necessidades, mesmo após o fechamento do contrato. A comissão pode e deve conversar com várias empresas, solicitar seus orçamentos, avaliar o atendimento e levar apenas as opções mais viáveis para o restante da turma. Isso vai economizar tempo e o desgaste será menor para todos. A evenit! tem um portfólio completo à sua disposição, e está preparada para te dar mais dicas espertas como essa!

 

4º passo: escolha dos fornecedores

É responsabilidade da assessoria fazer o levantamento de quais opções de fornecedores de cada tipo de serviço mais adequados ao perfil da turma, embora esta não seja obrigada a aceitar imposições  na hora de escolher este ou aquele fornecedor para determinado serviço.

Feito o levantamento, procure conhecer os fornecedores, solicite vídeos da banda ou orquestra, visite os possíveis locais onde os eventos serão realizados, faça degustações do Buffet, certifique-se da qualidade dos serviços que serão prestados. Se uma empresa não recebe bem um cliente na hora que ele procura por opções tampouco estará preparada para prestar um serviço de qualidade no dia do seu evento.

 

5º passo: assinatura dos contratos

Uma vez definidos quais serviços serão fornecidos e quem serão os responsáveis pelos mesmos, é necessário que sejam assinados contratos de prestação de serviços. Esses contratos vão assegurar que sua turma não seja lesada, que os prazos serão cumpridos e especificar exatamente o que está sendo contrato. Atente para que todos os detalhes acertados estejam presentes no contrato, pois ele será sua única arma para argumentar o que foi contratado.

 

6º passo: acompanhamento do andamento das atividades

Embora seja de responsabilidade da assessoria contratada fornecer para a turma um posicionamento do andamento das atividades, é interessante que a comissão cobre relatórios parciais de como estão se desenvolvendo os itens que caberão no projeto do seu evento. Movimentações financeiras são muito importantes, mas não são a única coisa que acontece para o andamento do seu evento. Procure se informar e saber detalhes de como as coisas estão acontecendo, em que ponto está a sua formatura, o cronograma das atividades, enfim, não basta acertar em contrato, tem que participar e acompanhar de pertinho.

 

7º passo: planejar arrecadação de fundos extras

Tudo encaminhado? Então porque não se mobilizar e arrecadar fundos extras para o evento? A Evenit! disponibiliza toda sua estrutura para identificar, analisar e traçar o perfil da turma para que sejam definidas quais as melhores formas para isso. Rifas, brindes, pré-eventos… Peça apoio à assessoria, ela deve estar preparada para lhe mostrar quais as modalidades que vão se adequar ao seu perfil, pois nenhum desses investimentos pode se tornar um desperdício.

 

Definidos esses passos basta acompanhar os procedimentos e curtir sua festa. O planejamento parece ser uma tarefa árdua, mas é imprescindível para o sucesso do seu evento. Então, mãos à obra!

 

Evenit! A gente sabe fazer festa!

One Comment

  1. sonia vasco says:

    maravilhoso… So preciso colocar em pratica !!

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